Question 1

Was ist Savingfy?

Accepted Answer

Savingfy ist eine KI-Beschaffungsplattform, die den Zyklus von der ersten Anfrage bis zur Vergabe abdeckt. Sie macht aus einer formlosen Anfrage ein vollständiges RFX, findet und prüft Lieferanten im offenen Web, sammelt Angebote in vergleichbarer Form und bewertet jedes nach den Kriterien, die Sie festgelegt haben. Einkauf und Lieferanten arbeiten am selben Ort, auf Deutsch, Italienisch oder Englisch.

Question 2

Was ist ein RFX?

Accepted Answer

RFX ist der Oberbegriff für die formalen Anfragen, die der Einkauf an den Markt stellt: ein RFI, um Informationen zu sammeln, ein RFQ, um einen Preis für etwas bereits Spezifiziertes zu erfragen, ein RFP, um Lieferanten nach ihrem Lösungsvorschlag zu fragen. Wir sagen RFX statt RFQ, weil derselbe Ablauf alle drei Fälle abdeckt: Sie beschreiben Ihren Bedarf, und die Anfrage entsteht in der Form, die der Fall verlangt.

Question 3

Für wen ist Savingfy gedacht?

Accepted Answer

Savingfy ist für alle gebaut, die Beschaffung verantworten, von der eigenen Einkaufsabteilung bis zu der einen Person, die den Einkauf neben anderen Aufgaben erledigt. Entscheidend ist, dass Sie wettbewerbliche Anfragen durchführen und Einheitlichkeit, vergleichbare Angebote und Nachvollziehbarkeit brauchen, ohne Personal aufzubauen.

Question 4

Brauche ich eine eigene Einkaufsabteilung, um Savingfy zu nutzen?

Accepted Answer

Nein. Savingfy funktioniert mit einer eigenen Einkaufsabteilung und ohne: Der Arbeitsablauf ist derselbe, nur die Zahl der Beteiligten ändert sich. Der geführte Assistent stellt die Fragen, die ein Berufseinkäufer stellen würde, und so entsteht in beiden Fällen eine vollständige, vergleichbare Anfrage, ob sie von einem Category Manager geschrieben wird oder von der Person, die den Einkauf nebenbei mitmacht.

Question 5

Worin unterscheidet sich Savingfy von einer E-Procurement-Suite oder einem ERP-Modul?

Accepted Answer

Ein ERP-Modul verbucht einen Kauf, den Sie bereits entschieden haben. Savingfy arbeitet davor, an dem Teil, der noch Handarbeit ist: die Anfrage schreiben, Lieferanten finden, die Sie noch nicht kennen, wirklich vergleichbare Angebote einsammeln und belegen, warum ein Lieferant gewonnen hat. Es ergänzt das ERP, statt es zu ersetzen.

Question 6

Wie findet Savingfy Lieferanten?

Accepted Answer

Savingfy durchsucht das offene Web und Google Maps mit echtem Search-Grounding und priorisiert die Region, die Sie vorgeben. Es führt mehrere Suchvarianten aus, danach einen zweiten Prüfdurchgang, der bestätigt, dass jeder Kandidat die gesuchte Leistung tatsächlich anbietet, und liefert drei bis acht Unternehmen mit Anschrift, Website, E-Mail und Telefon. Sie können auch Ihre eigene Lieferantendatenbank durchsuchen.

Question 7

Wie vergleicht Savingfy Angebote verschiedener Lieferanten?

Accepted Answer

Savingfy extrahiert den Inhalt jedes Angebots, in welchem Format es auch eintrifft, und stellt die Lieferanten in einer Vergleichsmatrix nebeneinander. Jedes Bewertungskriterium erhält je Lieferant eine Erfüllung von 0 bis 100, gewichtet nach Bedeutung: Muss-Kriterien zählen dreifach, Soll-Kriterien doppelt, Kann-Kriterien einfach. Daraus entsteht eine Reihenfolge, die Sie erklären können.

Question 8

Welche KI-Agenten hat Savingfy, und was macht jeder davon?

Accepted Answer

Savingfy hat Agenten auf beiden Seiten. Für den Einkauf: ein Beschreibungsassistent, ein Requirement Refiner, ein Warengruppen-Klassifizierer, ein Criteria Builder, die Lieferantenrecherche, ein E-Mail-Verfasser, ein Dokumenten-Extraktor und ein Angebotsbewerter. Für Lieferanten: Procure-it, ein Angebotsgenerator, eine Erfüllungs-Selbstprüfung und ein Vorlagenprüfer. Ein Übersetzer arbeitet auf beiden Seiten.

Question 9

Entscheidet die KI, welcher Lieferant gewinnt?

Accepted Answer

Nein. Savingfy bewertet, sortiert und begründet, doch die Vergabeentscheidung bleibt bei Ihnen. Jede KI-Ausgabe wird zur Prüfung vorgelegt und lässt sich ändern, bevor sie wirksam wird: der Anfragetext, die Bewertungskriterien, die Lieferantenauswahl, die Erfüllungswerte. Das Produkt weist überall ausdrücklich darauf hin, wo KI Inhalte erzeugt.

Question 10

Brauchen meine Lieferanten ein Konto, um zu antworten?

Accepted Answer

Nicht zwingend. Ein sicherer Link genügt: Er öffnet die Anfrage und den Procure-it-Chat ganz ohne Registrierung, und von dort aus liest der Lieferant, was Sie anfragen, richtet seine Fragen an Procure-it und schickt seine Antwort. Der zweite Weg ist ein vollwertiges Konto für Lieferanten, mit denen Sie regelmäßig arbeiten: Es bringt zusätzlich ein Portal mit allen offenen Anfragen, einen geführten Angebotsassistenten und einen Chat zu Ihrem Team. Entschieden wird das je Lieferant, damit sich niemand anmelden muss, nur um einmal ein Angebot abzugeben.

Question 11

Was ist Procure-it?

Accepted Answer

Procure-it ist der Agent, der Ihren Lieferanten antwortet. Er antwortet anhand Ihrer Anfrage, Ihrer Bewertungskriterien und der Fragen, die Sie bereits beantwortet haben, und zeigt zu jeder Antwort einen Konfidenzwert. Ist er nicht sicher genug, bittet er den Lieferanten um Erlaubnis, die Frage an Sie weiterzuleiten, und Ihre Antwort dient danach allen anderen Lieferanten.

Question 12

Welche KI-Modelle nutzt Savingfy?

Accepted Answer

Jede Aufgabe läuft auf dem kosteneffizientesten Modell, das sie gut erledigt, statt aus Gewohnheit auf dem teuersten: So bleiben die Kosten, die bei Ihnen ankommen, niedrig, ohne Abstriche bei der Qualität. Die Ausgaben sind strukturiert statt Fließtext, und genau deshalb landen die Ergebnisse in Ihren Daten. Die konkreten Modelle und Unterauftragsverarbeiter nennen wir in Sicherheitsfragebögen und in der Due Diligence.

Question 13

Ist Savingfy DSGVO-konform?

Accepted Answer

Ja. Savingfy wird von einem europäischen Unternehmen nach DSGVO entwickelt und betrieben, mit Trennung der Organisationen auf Datenbankebene, rollenbasiertem Zugriff und einem Protokoll darüber, wer was an einer Anfrage getan hat. Personenbezogene Daten in Lieferantenakten und Nachrichten bleiben in der Organisation, die sie erfasst hat.

Question 14

Wo liegen meine Daten?

Accepted Answer

In der Europäischen Union. Ihre Organisation ist auf Datenbankebene isoliert, der Zugriff ist über fünf Rollen geregelt, und jede Anfrage führt ihr eigenes Protokoll. Ihre Daten werden nicht zum Training von Modellen verwendet, und die Unterauftragsverarbeiter, die wir einsetzen, sind an dieselbe Vertraulichkeit gebunden, die wir Ihnen schulden. Wir arbeiten an formalen Sicherheitszertifizierungen und beantworten bis dahin Sicherheitsfragebögen vollständig und begleiten die Due Diligence, bevor Sie sich festlegen.

Question 15

Funktioniert Savingfy auf Deutsch?

Accepted Answer

Ja, und zwar nativ, nicht als nachgelagerte Übersetzungsschicht. Oberfläche, KI-erzeugte Inhalte und die Kommunikation mit Lieferanten entstehen direkt auf Deutsch, Italienisch oder Englisch, je Benutzer. Arbeitet Ihr Einkäufer auf Deutsch und Ihr Lieferant auf Englisch, zeigt Savingfy beiden dieselbe Anfrage in der jeweils eigenen Sprache.

Question 16

Wie lange dauert es bis zum produktiven Einsatz?

Accepted Answer

Stunden, nicht Wochen. Für den Start braucht Savingfy keine ERP-Integration: Sie richten Ihr Unternehmen ein, wählen eine Warengruppensystematik (UNSPSC, CPV oder Ihre eigene) und starten eine erste echte Anfrage. Was sonst ein Projekt für sich wäre, nämlich die Vorlagen für Bewertungskriterien aufzubauen, erzeugt die KI aus Ihren eigenen Dokumenten. Genau deshalb bleibt die Einrichtung eine Sache von Stunden und wird kein Rollout.

Question 17

Wie wird Savingfy abgerechnet?

Accepted Answer

Eine jährliche Grundgebühr plus ein Betrag je Nutzer. Die Grundgebühr deckt die Plattform ab, der Nutzeranteil folgt dem, wie viele Personen tatsächlich damit arbeiten, und mehr steckt nicht dahinter. Die Einführungskosten kommen separat dazu und hängen vom Umfang ab: Wie viele Warengruppen, Nutzer und Lieferanten Sie einbeziehen, verändert den Aufwand, deshalb behaupten wir nicht, dass alles inklusive sei. Zahlen veröffentlichen wir hier nicht, weil eine Zahl ohne Ihren Umfang dahinter nichts aussagt. Sie bekommen sie, sobald wir ihn kennen.

Question 18

Womit fängt man am besten an?

Accepted Answer

Mit einem Pilotprojekt, wenn Sie unserer Empfehlung folgen. Eine feste Formel gibt es nicht, wir richten uns nach dem, was der einzelne Kunde braucht. Bewährt hat sich ein kleiner Anfang mit reduziertem Umfang und reduzierten Kosten, auf den Funktionen, die für Sie zählen: So wird Ihr Team an Anfragen mit Savingfy vertraut, die ohnehin anstehen. Von dort wird schrittweise erweitert, um weitere Funktionen und um mehr Nutzer, sobald der Nutzen sichtbar ist. Ein Fehlgriff bleibt dabei billig, und das wiegt schwerer als das Tempo der Einführung.

Question 19

Was muss auf Ihrer Seite bereitstehen, bevor die erste Anfrage rausgeht?

Accepted Answer

Vier Dinge. Eine interne Ansprechperson, die das Projekt begleitet und darüber entscheiden kann. Die Freigabe aus Ihrer IT- und Security-Prüfung, an der wir uns selbst beteiligen: Die Fragebögen kommen zu uns und wir beantworten sie. Eine Warengruppensystematik, entweder eine gängige (UNSPSC, CPV) oder die, die Sie intern ohnehin verwenden. Und Ihre Liste der bestehenden Lieferanten, damit die ersten Anfragen an Unternehmen gehen, mit denen Sie bereits arbeiten, und nicht an eine leere Datenbank.

Question 20

Was ist nötig, um meine Lieferanten mit ins Boot zu holen?

Accepted Answer

Wir verlangen von ihnen keine Anmeldung. Der Lieferant bekommt einen sicheren Link, öffnet damit Ihre Anfrage und antwortet direkt darüber, ohne Konto und ohne Passwort. Das wiegt schwerer, als es klingt: Ein Sourcing-Projekt bleibt stehen, wenn die Lieferanten einem neuen Werkzeug nicht folgen, und ausgerechnet die wichtigsten registrieren sich am ungernsten irgendwo. Wer häufig mit Ihnen zu tun hat, kann später trotzdem ein vollwertiges Konto anlegen, sobald es sich für ihn lohnt.